Controlo de Gestão - 5 razões criar este departamento na Empresa

A realidade das empresas pode ser bastante desafiante, por toda a competição no mercado, evolução tecnológica, necessidades dos clientes e problemas diários. Desse modo, e de maneira a alcançar os objetivos e eficácia pretendidos, é fundamental que exista um Controlo de Gestão eficaz: saiba porque deve criar este departamento na sua empresa!

O que significa e para que serve o Controlo de Gestão?

Para entender melhor este conceito, vamos começar por partes.

“Controlo” pode ter diferentes interpretações, dependendo do contexto, mas no geral refere-se ao ato de dominar ou dirigir algo, de modo a garantir o cumprimento de algum objetivo, a partir de um bom planeamento e organização. Ou seja, “Controlo de Gestão” inclui, numa primeira fase, a definição de objetivos, depois disso um planeamento e organização para os atingir e, por fim, um acompanhamento de resultados em termos de gestão de KPI’s, de modo a perceber o que deverá ser alterado e gerido de modo a alcançar o pretendido.

Posto isto, o Controlo de Gestão tem um papel fulcral na atividade de uma empresa, uma vez que é o departamento responsável por toda a análise estratégica interna da empresa, para o intuito de alcançar melhores resultados, competir com os seus concorrentes, ser eficiente e ter um bom desempenho, do ponto de vista financeiro, contabilístico e organizacional.

O Controlo de Gestão deve ser, então, uma área transversal a todo o negócio, isto é, que analise e monitorize todo o tipo de atividades da empresa (comerciais, produção, armazém e entre outras) até a um planeamento estratégico, de acordo com um sistema integrado de informação.

Quais os principais objetivos do Controlo de Gestão?

• Assegurar um planeamento e organização eficazes;

• Avaliação de desempenho;

• Gestão de dados, de forma rigorosa;

• Antecipação;

• Apoio na tomada de decisão;

• Responsabilização e delegação.

Qual a importância do Controlo de Gestão na sua empresa?

• Grande apoio na tomada de decisões, a vários níveis

Como já foi referido, um dos pilares do Controlo de Gestão é o acompanhamento dos objetivos, previamente estabelecidos, de forma detalhada, ponderada, estratégica e com base num conjunto de fatores. Isto permitirá que os gestores da empresa possam tomar decisões, tendo por base uma variedade de critérios e informações com um grande nível de precisão, num tempo útil adequado;

• Utilização dos indicadores mais adequados ao seu negócio e objetivos

Visto que o Controlo de Gestão deverá ser feito de forma transversal, incluindo as variadas áreas da empresa, é essencial monitorizar cada objetivo e resultado, com base em indicadores económicos e financeiros - os chamados KPI’s. No entanto, existe uma enorme quantidade de KPI’s e o Controlador de Gestão terá um papel preponderante na identificação de quais os melhores e adequados a cada projeto.

Para isso, deve existir uma relação próxima entre os departamentos de controlo de gestão e contabilidade da empresa, uma vez que os dados e indicadores se completam entre si;

• Antecipação de eventuais problemas para rápida resolução

Hoje em dia, o Controlo de Gestão tem a grande vantagem de utilizar sistemas e ferramentas tecnológicas, muitas delas que utilizam sistemas de Power BI, que trazem maior facilidade e automatismo aos processos, facilitando todo acompanhamento em tempo real.

Deste modo, é possível que os gestores ou responsáveis consigam identificar e, até, receber alertas de eventuais problemas, assim como formas de os resolver, de modo a otimizar os processos.

Por exemplo, de forma inesperada, pode surgir um grande decréscimo na margem média da empresa, sem uma razão aparente. Através de uma equipa de controlo de gestão é possível identificar o motivo que, por exemplo, pode estar relacionado com as vendas de um determinado produto com uma margem baixíssima terem disparado e, por isso, terem afetado o valor da margem média.

• Controlo e monitorização orçamental

Por norma, as empresas, no final de cada ano fiscal, definem o orçamento para o ano seguinte, tendo em conta os resultados obtidos, assim como os objetivos estabelecidos para esse ano. Para o fazer de forma precisa e fundamentada, é essencial que exista (e tenha existido) um controlo e monitorização orçamental, que permita identificar evolução, eventuais pain points, prospecção de crescimento financeiro para os meses seguintes e muitos outros fatores.

A partir destes relatórios de Controlo de Gestão será possível criar os planos de ação mais adequados e personalizados a cada situação e objetivo.

• Otimização da performance e a produtividade da sua empresa

Por fim, o Controlo de Gestão não se trata apenas de identificar o estado atual dos objetivos, pelo contrário, o objetivo deve passar por ter uma visão a curto, médio e longo prazo, com o intuito de otimizar ao máximo todos os resultados.

Para isso, os Controladores de Gestão devem ser responsáveis por realizar análises diárias a certos indicadores, fazer previsões em diferentes cenários (positivo, realista, pessimista), e em criar, de forma estratégica, formas de otimizar cada KPI, nas diferentes áreas de atividade, de modo a ter a melhor performance e lucro para a empresa - aprenda como apurar o lucro de uma empresa.

Para que um departamento de Controlo de Gestão traga bons resultados, implica ter os recursos adequados, em termos de sistemas, bases de dados, ferramentas de Controlo de Gestão, assim como profissionais formados e especializados nesta área. No que diz respeito aos recursos, o Balanced ScoreCard (BSC) é uma ferramenta de identificação, controlo e melhoria da performance da empresa, a partir de avaliação de indicadores de Controlo de Gestão -  saiba porque deve utilizar o Balanced ScoreCard na sua empresa.

Adicionalmente, o Racius pode ser um recurso bastante vantajoso para as empresas, nomeadamente responsáveis pelo Controlo de Gestão utilizarem, uma vez que é uma ferramenta que permite o acesso às informações de mais de 1 Milhão de empresas em Portugal, desde a informação estrutural, ações em tribunal e processos de insolvência, volume de negócios, resultados, rácios de gestão e análise concorrencial.

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